لو حاسس إنك مشوش ومتلخبط.. إزاي ترتب أولوياتك وتنظم وقتك!

التوتر جزء طبيعي من حياتنا عادي بس أوقات يبقى مرهق لو ماقدرتش تتعامل معاه بطريقة صح ومن ضمن أكبر مشاكله إنه بيكتفك أكتر بدل ما يخليك تتصرف أو تنجز اللي وراك فبالتالي بيعطلك وبيبقى مهم فعلا لو أنت مضغوط أو عندك كذا حاجة “ويمكن ده بقي الطبيعي في حياتنا بعد ما بقينا كبار” هو إنك تتعامل مع التوتر ده وتشوف هتتعامل إزاي وتنظم وقتك في اللي عندك إزاي لإن ده اللي هيخليك تحس إنك مسيطر على يومك وهتحس بهدوء أكتر في روتينك اليومي.

موقع “mindful health solutions” قال في واحد من مقالاته إزاي تعرف تدير وقتك بطريقة تساعدك على تقليل التوتر.. طاب إزاي أصلا إدارة الوقت بتقلل التوتر؟

في الأول إدارة الوقت بشكل سليم ممكن تقلل التوتر لأنها بتوفرلك هيكل واضح ليومك وبتساعدك تكون منظم أكتر.. ولما بتتحكم في وقتك كويس مش هتحس بالإرهاق من كتر المهام اللي عليك وهتقدر تحدد الأولويات وتبعد عن ضغط الشغل في اللحظة الأخيرة اللي بيزود التوتر وكمان لما يكون عندك خطة واضحة هتقدر تخصص وقت لنفسك عشان لو عايز تفسي دماغك في الولا حاجة أو تهتم بنفسك ودي حاجة ضرورية لصحتك النفسية مش رفاهية يعني ولا حاجة.

فتعالى بقى نقولك إزاي تنظم وقتك وترتبت أولوياتك وتديرهم بطريقة صح بدل شغل فريق خليها على الله اللي أنت عايش فيه ده:

1- حدد أولوياتك في تنظيم وقتك:

واحدة من أحسن الطرق عشان تحدد أولولياتك “Eisenhower Matrix” أو مصفوفة أيزنهاور اللي بتقسم المهام لأربع فئات حسب أهميتها:
عاجلة ومهمة
مهمة بس مش عاجلة
عاجلة بس مش مهمة
لا عاجلة ولا مهمة
الطريقة دي بتساعدك تركز على المهام اللي فعلاً تستحق وقتك واللي محتاجة تنفيذ بسرعة وتقدر تأجل المهام الأقل أهمية.. لما تستخدم الطريقة دي هيبقى عندك خطة واضحة تقدر منها تظبط وقتك ومهامك.

2- حدد أهدافك بطريقة “SMART”:

طريقة SMART مش معناها هي ذكي لا هي اختصار لـ 5 كلمات (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) بمعنى (محددة – قابلة للقياس – قابلة للتحقيق – ذات صلة – محددة بزمن) ودي من أقوى الطرق اللي بتساعدك تحسن إدارة وقتك ولما تحدد أهداف واضحة ومحددة هتعرف تركز مجهودك.. مثلاً بدل ما تقول “عايز أخس”، ممكن تحدد هدف SMART زي “هتمرن ٣٠ دقيقة، ٥ أيام في الأسبوع لمدة ٣ شهور”. الأهداف الواضحة بتساعدك تكون ملتزم أكتر وتقلل التسويف.

3- استخدم جدول مكتوب:

لما يكون عندك جدول منظم بتقدر تشوف خطتك بشكل واضح وتوزع وقتك وتقدر تختار أي طريقة أو جدول مكتوب يناسبك عادي سواء تكتب في ورقة أو يبقى عندك “To-do list” أو تكتب في النوت على الموبايل أو تستخدم Calender الـ email المهم إنك تعمل فيه Update بانتظام عشان تفضل مسيطر على التزاماتك وماتسقطش أي حاجة منك.

4- قسم المهام لخطوات أصغر:

المهام الكبيرة ممكن تبقى مرهقة وتخليك تأجلها باستمرار لكن لما تقسمها لخطوات أصغر هتحس إنها أسهل وممكن تبدأ فيها من غير توتر.. مثلاً لو محتاج تكتب تقرير ممكن تقسمه لمراحل زي الأول تدور على الموضوع بعدين تكتب عنواين بعدين تكتب المقدمة وهكذا يعني.. الطريقة دي مش بس هتخلي الشغل أبسط لكن كمان هتحسسك بإنجاز كل ما تخلص خطوة وده هيحفزك تكمل باقي المهمة.

5- ابعد عن تعدد المهام:

رغم إن تعدد المهام ممكن يديك إحساس إنك بتنجز أكتر بس في الحقيقة هو خداع أوي وبيقلل الإنتاجية وبيزود التوتر أصلا فلما تركز على حاجة واحدة بس في كل مرة هتشتغل بكفاءة أعلى وهتنتج شغل بجودة أحسن.. خصوصًا إن التركيز الكامل على مهمة معينة بيخليك تخلصها أسرع وبغلطات أقل عكس ما تبقى بتتنقل كتير بين المهام لإن ده بيستهلك طاقتك العقلية ويرهقك.

6- استخدم طريقة “تقسيم الوقت” (Time Blocking):

الـ Time Blocking بتعتمد على تخصيص فترات زمنية محددة لكل حاجة خلال يومك.. لما تحدد وقت معين لكل مهمة هتقدر تخلصها من غير مقاطعات أو تشتت.. مثلاً ممكن تظبط وقت للشغل الصعب ووقت للاجتماعات ووقت للتمرين ووقت للراحة.. الطريقة دي بتساعدك تحافظ على جدول متوازن وبتقلل التوتر اللي بيحصل بسبب محاولة إنجاز كذا حاجة في نفس الوقت.

7- اتعلم تقول “لأ”:

إنك تقول “لأ” بلباقة مهارة أساسية ومهمة لازم تتعلمها عشان تظبط وقتك وتقلل التوتر.. مهم إنك تحط حدود وماتديش وعود أكتر من اللي تقدر تنجزه بالذات لما جدولك يكون مليان ومن حقك ترفض شغل إضافي عشان تقدر تركز على التزاماتك الحالية من غير ما ترهق نفسك فلما تتعود تقول “لأ” في الوقت المناسب هتقدر تحافظ على توازنك وتبعد عن الشعور بالإرهاق والضغط.

8- خد فواصل منتظمة:

الفواصل القصيرة خلال اليوم ضرورية عشان تحافظ على إنتاجيتك وتقليل التوتر.. لما تاخد بريك صغير حتى لو كان ٥ دقايق مشي أو تاكل سناك سريع ده بيساعدك تريح عقلك وترجع تشتغل بتركيز أعلى لإن الفواصل المنتظمة دي بتقلل فرص الاحتراق الوظيفي وبتساعدك تحافظ على توازن صحي بين الشغل والحياة.

9- لو ممكن تدي المهام دي لحد تاني اعمل كده:

تفويض الشغل لناس تانية في بعض الأوقات لو متاح بيقلل الضغط من عليك.. فحاول تحدد المهام اللي ممكن حد غيرك يعملها واديهاله بطريقة ذكية ولما تعمل كده هتقدر تركز على المسؤوليات الأهم اللي عندك وفي نفس الوقت تدي فرصة لغيرك إنه يشارك ويساعد.. وخلي بالك إن التفويض مش بس بيسهل عليك ده كمان بيساعد باقي التيم اللي معاك يتطوروا.

10- راجع وعدل في مواعيدك:

تنظيم الوقت مش مجرد خطة ثابتة.. من وقت للتاني خد لحظة راجع فيها طريقتك في تنظيم وقتك إيه اللي شغال معاك كويس؟ إيه اللي محتاج تعديل؟ لما تبص على جدولك اليومي أو الأسبوعي هتقدر تحدد فين ممكن يتظبط أكتر وفين ماشي كويس وعدل على حسب احتياجاتك بقى.

وفي النهاية أكيد كل واحد بيستخدم الطريقة اللي تناسبه أكتر فيه ناس بيناسبها أكتر الطريقة العشوائية وفيه ناس العشوائية دي بتحسسها بتوتر.. فشوف أنت مين فيهم وإزاي تبقى سعيد ومرتاح أكتر ولو تنظيم وقتك وأولوياتك هي الحاجة اللي هتريحك فعادي جرب الطرق دي كلها وخليك عارف إنها ممكن تبقى صعبة عليك بس في الأول شوية بس هي مهارة بتتطور مع الوقت والممارسة ولما تتقنها هتلاقي نفسك ومرتاح أكتر في حياتك اليومية وإنتاجك بتزيد أكتر.